DMS – Hier geht’s zum papierlosen Büro
Ein Digitales Dokumentenmanagement (DMS) ist die Grundlage für effiziente und papierlose Geschäftsprozesse. So werden Dokumente sicher archiviert, schnell gefunden und ortsunabhängig bereitgestellt. Eine Digitalisierung aller papiergebundenen Dokumente, eine Vereinfachung der Prozesse und Sicherheit der Daten ist heute die Basis für unternehmerische Zukunftsplanungen. Ihre Beschäftigten werden entlastet und für eine nachhaltige Datennutzung ist gesorgt.
Je weiter die innovative Entwicklung eines Unternehmens, desto höher die Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit der Beschäftigten.
Wie gut sind Ihre Prozesse wirklich organisiert? Wie viel Zeit benötigen Sie täglich beispielsweise für die Suche und Archivierung Ihrer Dokumente? Oder wie schnell kann ein Prozess stoppen, wenn Ihre Beschäftigten nicht aus dem Homeoffice auf die Dokumente zugreifen können? Je übersichtlicher und effizienter der Umgang mit Dokumenten abläuft, umso mehr Zeit bleibt für produktives Arbeiten in Ihren Aufgaben und Projekten.
Welche Vorteile ergeben sich aus der Nutzung eines digitalen Dokumentenmanagements (DMS)?
Eine Digitalisierung verschiedenster Dokumente ist technisch keine Hürde mehr. Platzsparend wird es, wenn die Aktenschränke, Regale oder gar Räume nicht mehr genutzt werden müssen, kein Abheften oder Einheften mehr erforderlich ist. Neue Dokumente werden automatisch der passenden Akte, dem digitalen Ordner, hinzugefügt. Dabei ist die Suche eines Dokumentes über die Volltextsuche spielerisch einfach.
Um an die Sicherheit zu denken, ist ein DMS revisionssicher aufgebaut. Ein Arbeiten mit den Dokumenten ist von überall und unabhängig von dem genutzten Endgerät möglich. Dabei können Zugriffsbeschränkungen und optimale Workflows für den korrekten Zugriff und die direkte Bearbeitung sorgen.
Schon jetzt interessiert? Kontaktieren Sie uns gerne.
Unterstützung durch ein DMS
Das DMS hilft Ihnen, eine klare Struktur in Ihre Daten zu bringen und gleichzeitig diese prozessorientiert für alle Arbeitsabläufe zur Verfügung zu stellen:
Wichtige Vorteile auf einen Blick
Ein digitales Dokumentenmanagement reduziert Suchzeiten und verbessert die Zusammenarbeit. Stellen Sie sich an dieser Stelle einmal die Frage, was ein DMS bei Ihnen für Vorteile und Unterstützung bedeuten würde. Darauf können Sie sich freuen:
Prozesse automatisieren und beschleunigen
- Zeitintensive und wiederkehrende Aufgaben automatisieren
- Höhere Arbeitskapazität bei einer höheren Produktivität
- Schnelle, unkomplizierte Einführung
Höchster Sicherheitsstandard
- Revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung
- Geprüft von unabhängigen Wirtschaftsprüfern
- Unterstützt bei Compliance-Anforderungen
Ortsunabhängig nutzbar
- Aufgaben von zu Hause oder unterwegs erledigen
- Dokumente mobil abrufen, bearbeiten und freigeben
Schnelles Suchen und Finden
- Informationen auf Knopfdruck sekundenschnell verfügbar
- Auskunftsfähigkeit steigt, Durchlaufzeit sinkt
Umfangreiche Einsparungen
- Papierarchiv nicht mehr notwendig
- Wegfall von Ausdrucken durch digitale Dokumente
- Zeitersparnis bei Informations- und Dokumentensuche
Individuelle Skalierbarkeit
- Passt sich wachsenden Anforderungen an
- Kontinuierliche Weiterentwicklung der Software
- Modularer Aufbau: Digitalisierung in kleinen Schritten
Betriebsformen eines DMS
Für den Betrieb eines DMS gibt es mehrere Möglichkeiten: On Premises (vor Ort durch Ihre eigene Administration) oder in der Cloud. Auch ist eine hybride Mischform möglich. Lesen Sie hier mehr über diese Möglichkeiten.
Wie umfangreich ist die Installation? Wie können Sie ein DMS optimal in Ihr Unternehmen integrieren? Sprechen Sie uns gerne an. Wir begleiten Sie von der erste Frage über die Implementierung bis hin zu kontinuierlichen Verbesserungsgesprächen im laufenden Betrieb.
Bereit für die Digitalisierung? Kontaktieren Sie uns gerne.
Häufig gestellte Fragen zum Digitalen Dokumentenmanagement DMS (FAQ)
Lohnt sich ein DMS auch für Homeoffice?
Ein DMS ist insbesondere im Homeoffice ein großer Vorteil, da alle Dokumente zentral gespeichert und ortsunabhängig verfügbar sind. Mitarbeitende können gleichzeitig auf Unterlagen zugreifen, diese bearbeiten und teilen. Dadurch wird die Zusammenarbeit deutlich verbessert, auch wenn Teams räumlich getrennt arbeiten. Zudem sorgt ein DMS für strukturierte Ablagen und erhöht die Datensicherheit gegenüber lokalen Lösungen oder unsystematischen Dateiablagen.
Wie sicher sind meine Dokumente in der Cloud gespeichert und wer hat Zugriff darauf?
Dokumente in der Cloud werden in der Regel verschlüsselt gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über definierte Benutzerrechte und Rollen. Unternehmen können genau festlegen, wer welche Daten einsehen oder bearbeiten darf. Moderne Sicherheitsmechanismen sorgen zusätzlich für Schutz vor Datenverlust und Cyberangriffen, sodass Cloud-Lösungen heute ein hohes Sicherheitsniveau bieten.
Erfüllt d.velop documents die Anforderungen der GoBD und ist das System revisionssicher?
Ja, d.velop documents unterstützt die revisionssichere Archivierung gemäß GoBD. Dokumente werden so gespeichert, dass sie unveränderbar, vollständig und jederzeit nachvollziehbar sind. Dadurch erfüllt das System die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation. Unternehmen können ihre Unterlagen somit rechtssicher verwalten und archivieren.
Kann d.velop documents an unser ERP-System angebunden werden?
d.velop documents lässt sich problemlos in bestehende IT-Systeme integrieren. Über standardisierte Schnittstellen können beispielsweise ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Business Central oder DATEV angebunden werden. Dadurch entstehen durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche, und Daten müssen nicht mehrfach erfasst werden.
Was passiert mit unseren Dokumenten bei einer Vertragskündigung?
Ihre Dokumente bleiben jederzeit Ihr Eigentum. Im Falle einer Vertragskündigung können alle Daten in geeigneten Formaten exportiert und in andere Systeme übernommen werden. Dadurch behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Informationen und bleiben flexibel bei zukünftigen Entscheidungen.
Wie läuft die Migration bestehender Dokumente und Altdaten ab?
Die Migration erfolgt strukturiert und wird durch entsprechende Importwerkzeuge unterstützt. Bestehende Daten werden analysiert, aufbereitet und in das neue System übertragen. Experten begleiten diesen Prozess, um eine saubere und vollständige Übernahme sicherzustellen und Unterbrechungen im Betrieb zu vermeiden.
Wie werden Zugriffsrechte verwaltet?
Zugriffsrechte lassen sich flexibel und individuell festlegen. Sie können nach einzelnen Nutzern, Rollen oder Abteilungen vergeben werden. Änderungen sind jederzeit möglich, sodass sich Berechtigungen an neue Anforderungen anpassen lassen. Dadurch bleibt die Kontrolle über sensible Daten jederzeit gewährleistet.
Welche Zeit- und Kosteneinsparungen sind zu erwarten?
Durch den Einsatz eines DMS profitieren Unternehmen von schnelleren Suchzeiten, automatisierten Abläufen und weniger manuellen Tätigkeiten. Das führt zu spürbaren Effizienzgewinnen im Arbeitsalltag. Gleichzeitig sinken Fehlerquoten und Prozesskosten, sodass sich Investitionen oft schon nach kurzer Zeit amortisieren.
Welche Leistungen bietet FKS im Bereich DMS und ECM?
FKS bietet ganzheitliche Leistungen rund um Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM). Dazu zählen Beratung, Systemauswahl, Implementierung und Integration in bestehende IT-Strukturen. Unternehmen profitieren von zentralem Dokumentenzugriff, automatisierten Workflows und revisionssicherer Archivierung. Ziel ist es, Dokumentenprozesse zu beschleunigen, Transparenz zu schaffen und gesetzliche Anforderungen zuverlässig einzuhalten.
Wie lange dauert die Einführung eines DMS und was müssen wir bereitstellen?
Die Dauer der Einführung eines Dokumentenmanagement Systems hängt vom Umfang und der Komplexität des Projekts ab. Kleinere Lösungen können oft innerhalb weniger Tage umgesetzt werden, während umfangreichere Projekte mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Für eine erfolgreiche Einführung benötigen Unternehmen klare Ansprechpersonen sowie Informationen zu bestehenden Prozessen und Systemen. Eine gute Vorbereitung erleichtert die Umsetzung und sorgt dafür, dass das System schnell produktiv eingesetzt werden kann und Mehrwert liefert.