Gesamten Rechnungseingangsprozess digitalisieren
Durch einen digitalen Rechnungseingangsprozess optimieren Sie Ihr Finanzsystem. Keine Mahngebühren, keine offenen Posten und kein Suchen von Dokumenten im Aktenschrank mehr. Dieser Prozess kann immer und überall genutzt werden, ob im Büro oder im Homeoffice, jederzeit ist der Zugriff auf Ihre Dokumente und die Bearbeitung dieser möglich.
Die Zeit des manuellen Bearbeitens von Belegen und Rechnungen ist vorbei! Um heute flexibel und schnell arbeiten zu können, braucht es einen modernen Arbeitsprozess.
So geht Rechnungsverarbeitung heute
Der gesamte Prozess startet mit dem Erfassen und Digitalisieren Ihrer Papierbelege. Anschließend werden bereits vorhandene digitale Unterlagen direkt in die Software überführt. Danach wird die Rechnung erfasst, ausgelesen und klassifiziert.
Anschließend gleicht ein Workflow Ihre Stammdaten mit den ausgelesenen Daten der Dokumente ab. Somit können alle Daten durch den Rechnungseingangsprozess in bestimmte Bereiche verteilt und abgelegt werden.
Nachdem die Belege erfasst wurden, können diese anschließend in die formale und sachliche Prüfung. Dabei wird festgestellt, ob sämtliche Anforderungen nach §14 Umsatzsteuergesetz (§14UstG) erfüllt wird. Darüber hinaus erfolgt eine inhaltliche Prüfung. Die Software verbindet automatisiert ihren Beleg mit den dazugehörigen Belegen in Ihrem ERP-System.
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Automatische Rechnungsverarbeitung
Nach der Freigabe kann die Rechnungsabwicklung im gewohnten ERP-System erfolgen. Außerdem sind Schnittstellen zu DATEV, Diamant oder Sage möglich. Dadurch werden Medienbrüche vermieden und Prozesse beschleunigt. Die so erfassten Rechnungen können wie auch andere Dokumente in Ihrem DSM geteilt, bearbeitet, oder durch einen Workflow effektiv gesteuert werden. Eine transparente Übersicht ist also kein Problem.
Ein Report der offenen und erledigten Rechnungen sowie deren Status ist jederzeit einsehbar. Dadurch ist erkennbar in welchem Bearbeitungsprozess sich die einzelnen Dokumente befinden.
Wichtige Vorteile auf einen Blick
Prozesse automatisieren und beschleunigen
- Automatisches Erfassen von Rechnungsdaten
- Automatische Übergabe und Abgleich mit Buchhaltungssoftware, bspw. DATEV, Diamant, Sage
- Skonto nutzen, Erinnerungen einstellen, automatisierte Zahlung
- Automatischer Abgleich und Auswertung einzelner Positionen
- Verdoppeln Sie die Effektivität Ihrer Mitarbeiter
Schnelles Suchen und Finden
- Einfache Verwaltung und Überwachung des Prüf- und Freigabeprozess
- Auskunftsfähigkeit steigt, direkter Überblick und Zugriff
- Volle Kontrolle: Budget, Liquidität, Prozess im Auge behalten
Ortsunabhängig nutzbar
- Rechnungen mobil abrufen, prüfen und freigeben
- Kein Stopp von Freigabeprozessen durch Abwesenheit
- Digitale Archivierung der Rechnung, revisionssicher
Höchster Sicherheitsstandard
- Revisionssicher und gesetzeskonform
- Automatische Protokollierung des gesamten Freigabeprozesses
- Zugriffsberechtigungen können höchst individuell angelegt werden
Umfangreiche Einsparungen
- Kein Verpassen der Skonto- oder Zahlungsfristen
- Wegfall von Ausdrucken und Papierarchiv
- Lange, manuelle Freigabewege fallen weg
Individuelle Skalierbarkeit
- Schritt für Schritt den gesamten Prozess digitalisieren
- Kontinuierliche Weiterentwicklung der Software
- Modularer Aufbau: Rechnungen in kleinen Schritten bearbeiten und verwalten
Wie können Sie den Rechnungseingangsprozess auch in Ihr Unternehmen optimal integrieren? Sprechen Sie uns gerne an. Wir begleiten Sie von der ersten Frage über die Implementierung bis hin zu kontinuierlichen Verbesserungsgesprächen im laufenden Betrieb.
Bereit für die Digitalisierung? Kontaktieren Sie uns gerne.
Häufig gestellte Fragen zum digitalen Rechnungseingang (FAQ)
Wie kann ich eingehende Papierrechnungen digital weiterverarbeiten?
Eingangsrechnungen auf Papier werden zunächst digitalisiert, zum Beispiel durch Scannen, und anschließend im DMS archiviert. Wichtig ist eine zuverlässige Langzeitarchivierung sowie die Sicherung gegen Datenverlust. Zusätzlich sollten die Prozesse dokumentiert werden, etwa in Form einer Verfahrensdokumentation nach GoBD. Durch automatisierte Workflows können Rechnungen danach direkt geprüft, freigegeben und weiterverarbeitet werden, was den gesamten Ablauf deutlich beschleunigt.
Lohnt sich die digitale Rechnungsverarbeitung auch für kleine Unternehmen?
Gerade für kleine Unternehmen kann sich die digitale Rechnungsverarbeitung besonders auszahlen. Sie reduziert manuelle Tätigkeiten, beschleunigt Abläufe und minimiert Fehlerquellen. Gleichzeitig sorgt sie für mehr Transparenz und bessere Nachvollziehbarkeit. Durch effizientere Prozesse lassen sich Kosten senken und Ressourcen gezielter einsetzen. Der Einstieg ist oft einfacher als erwartet und bringt bereits kurzfristig spürbare Verbesserungen im Arbeitsalltag.
Erfüllt d.velop documents die Anforderungen der GoBD und ist das System revisionssicher?
Ja, d.velop documents unterstützt die revisionssichere Archivierung gemäß GoBD. Dokumente werden so gespeichert, dass sie unveränderbar, vollständig und jederzeit nachvollziehbar sind. Dadurch erfüllt das System die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation. Unternehmen können ihre Unterlagen somit rechtssicher verwalten und archivieren.
Kann d.velop documents an unser ERP-System angebunden werden?
d.velop documents lässt sich problemlos in bestehende IT-Systeme integrieren. Über standardisierte Schnittstellen können beispielsweise ERP-Systeme wie SAP, Microsoft Business Central oder DATEV angebunden werden. Dadurch entstehen durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche, und Daten müssen nicht mehrfach erfasst werden.
Unterstützt d.velop documents die Verarbeitung von Eingangsrechnungen?
Ja, d.velop documents bietet umfassende Funktionen zur digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Rechnungen werden automatisiert erfasst, relevante Daten wie Beträge oder Lieferanteninformationen ausgelesen und strukturiert weiterverarbeitet. Anschließend können sie direkt in definierte Workflows, beispielsweise für Prüfung und Freigabe, überführt werden. Dadurch reduzieren sich manuelle Tätigkeiten erheblich, Fehler werden minimiert und der gesamte Rechnungsprozess wird deutlich beschleunigt und transparenter gestaltet.