Gesamter Rechnungsprozess unter Kontrolle
Durch einen digitalen Rechnungseingangsprozess optimieren Sie Ihr Finanzsystem. Keine Mahngebühren, keine offenen Posten und kein Suchen von Dokumenten im Aktenschrank mehr. Dieser Prozess kann immer und überall genutzt werden, ob im Büro oder im Homeoffice, jederzeit ist der Zugriff auf Ihre Dokumente und die Bearbeitung dieser möglich.
Die Zeit des manuellen Bearbeitens von Belegen und Rechnungen ist vorbei! Um heute flexibel und schnell arbeiten zu können, braucht es einen modernen Arbeitsprozess.
So geht Rechnungswesen heute
Der gesamte Prozess startet mit dem Erfassen und Digitalisieren ihrer Papierbelege. Bereits vorhandene, digitale Unterlagen werden direkt in die Software überführt. Nach diesem Vorgang wird die Rechnung erfasst, ausgelesen und klassifiziert.
Hier gleicht ein Workflow Ihre Stammdaten mit den ausgelesenen Daten der Dokumente ab. So können alle Daten durch den Rechnungseingangsprozess in bestimmte Bereiche verteilt und abgelegt werden.
Nachdem die Belege erfasst wurden, können diese in die formale und sachliche Prüfung. Dabei wird festgestellt, ob sämtliche Anforderungen nach §14 Umsatzsteuergesetz (§14UstG) erfüllt wird. Danach wird eine inhaltliche Prüfung durchgeführt. Die Software verbindet automatisiert ihren Beleg mit den dazugehörigen Belegen in Ihrem ERP-System.
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Automatische Weiterverarbeitung
Nach der Freigabe kann die Rechnungsabwicklung im gewohnten ERP-System abgewickelt werden. Dabei sind Schnittstellen zum Beispiel zu DATEV möglich. Die so erfassten Rechnungen können wie auch andere Dokumente in Ihrem DSM geteilt, bearbeitet, oder durch einen Workflow effektiv gesteuert werden. Eine transparente Übersicht ist also kein Problem.
Ein Report der offenen und erledigten Rechnungen sowie deren Status ist jederzeit einsehbar. Dadurch ist erkennbar in welchem Bearbeitungsprozess sich die einzelnen Dokumente befinden.
Wichtige Vorteile auf einen Blick
Prozesse automatisieren und beschleunigen
- Automatisches Erfassen von Rechnungsdaten
- Automatische Übergabe und Abgleich mit Buchhaltungssoftware, bspw. DATEV, Diamant, Sage
- Skonto nutzen, Erinnerungen einstellen, automatisierte Zahlung
- Automatischer Abgleich und Auswertung einzelner Positionen
- Verdoppeln Sie die Effektivität Ihrer Mitarbeiter
Schnelles Suchen und Finden
- Einfache Verwaltung und Überwachung des Prüf- und Freigabeprozess
- Auskunftsfähigkeit steigt, direkter Überblick und Zugriff
- Volle Kontrolle: Budget, Liquidität, Prozess im Auge behalten
Ortsunabhängig nutzbar
- Rechnungen mobil abrufen, prüfen und freigeben
- Kein Stopp von Freigabeprozessen durch Abwesenheit
- Digitale Archivierung der Rechnung, revisionssicher
Höchster Sicherheitsstandard
- Revisionssicher und gesetzeskonform
- Automatische Protokollierung des gesamten Freigabeprozesses
- Zugriffsberechtigungen können höchst individuell angelegt werden
Umfangreiche Einsparungen
- Kein Verpassen der Skonto- oder Zahlungsfristen
- Wegfall von Ausdrucken und Papierarchiv
- Lange, manuelle Freigabewege fallen weg
Individuelle Skalierbarkeit
- Schritt für Schritt den gesamten Prozess digitalisieren
- Kontinuierliche Weiterentwicklung der Software
- Modularer Aufbau: Rechnungen in kleinen Schritten bearbeiten und verwalten
Wie können Sie den Rechnungseingangsprozess auch in Ihr Unternehmen optimal integrieren? Sprechen Sie uns gerne an. Wir begleiten Sie von der ersten Frage über die Implementierung bis hin zu kontinuierlichen Verbesserungsgesprächen im laufenden Betrieb.
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