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09. Mai 2011

Vorgaben zur Archivierung elektronischer Rechnungen

Das Steuervereinfachungsgesetz tritt in Kraft - Neue Regelungen vereinfachen die Vorgaben zur Archivierung elektronischer Rechnungen

Der Deutsche Bundestag hat am 09. Juni 2011 das neue Steuervereinfachungsgesetz verabschiedet. Das Gesetz hat unter anderem gravierende Auswirkungen auf die Archivierung beziehungsweise Aufbewahrung elektronischer Rechnungen.

Bisher wurde der elektronische Versand und die Archivierung von Belegen und Rechnungen nur mit einer digitalen Signatur vom Finanzamt anerkannt. Fehlte bei einer Rechnung die entsprechende Signatur, so konnte der Empfänger den Rechnungsbetrag nicht umsatzsteuerlich geltend machen. Dies ändert sich nun mit dem neuen Steuervereinfachungsgesetz, denn dann dürfen elektronische Rechnungen auch ohne digitale Signatur versendet werden.

Bedeutung elektronischer Rechnungen nimmt zu

Es wird allgemein prognostiziert, dass diese Vereinfachung zu einer deutlich steigenden Anzahl an elektronischen Rechnungen führen wird, da – aufgrund der vereinfachten Gesetzesvorgaben – immer mehr Unternehmen dazu übergehen werden, ihre Rechnungen nur noch digital zur Verfügung zu stellen. Dies wiederum bedeutet, dass Unternehmen mit einer wachsenden Zahl elektronischer Belege konfrontiert sein werden, die über einen langen Zeitraum gesetzeskonform zu verwalten und zu archivieren sind.

Hinzu kommt, dass Ausdrucke in Form archivierter Papierdokumente, die ursprünglich als elektronische Rechnungen empfangen wurden, zukünftig nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Im Klartext: Elektronisch versendete und empfangene Rechnungen sind also auch in elektronischer Form weiterhin zu archivieren. Papierausdrucke werden nicht als Ersatz für elektronische Dokumente akzeptiert.

Rechtskonforme Archivierung mit windream

In diesem Kontext kommt einem ECM- und Archivierungssystem wie windream eine besondere Bedeutung zu – vor allem auch deshalb, weil vielen, vor allem mittelständischen Unternehmen, die Vorteile der elektronischen Archivierung immer noch nicht bewusst sind. Die windream GmbH ist mit windream 5.0 und dem integrierten Hochleistungsarchiv bestens auf diese neuen Bedingungen eingestellt – insbesondere auch im Hinblick auf die Rechtskonformität unserer Systeme als solche.

Das Bundesfinanzministerium hat auf seiner Homepage speziell zum Thema Steuervereinfachungsgesetz eine neue Internetseite eröffnet. Dort können sich Unternehmen genauestens informieren. Auf der Webseite stellt das Ministerium einen umfangreichen Fragen- und Antwortkatalog mit allen wichtigen Informationen zum Thema Steuervereinfachungsgesetz zur Verfügung.