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05. Mai 2010

Outsourcing – DIN SPEC 1041

Outsourcing technologieorientierter wissensintensiver Dienstleistungen (T-KIBS) - DIN SPEC 1041: Mit der Grundlagenforschung und Entwicklung von revolutionären Ideen betreten wir für FKS Neuland. Unter der Führung von Professor Nüttgens von der Universität Hamburg entwickeln Praxispartner eine marktorientierte Spezifikation, die kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) ein mögliches Standardvorgehen beim Outsourcing von IT- und wissensintensiven Geschäftsprozessen aufzeigen soll.

Wir sind stolz, bei so einem wichtigen Standardisierungsprozess schon im Frühstadium die FKS Expertise einbringen zu können. Jan Bräuer, Prokurist im Hause FKS und zuständig für IT Strategie und Vision beschreibt die Aufgabe von FKS in diesem Entwicklungsgremium wie folgt: „Gerade unsere langjährigen Erfahrungen in mittelständischen Unternehmen waren gefragt, als es darum ging eine Standardisierung des Vorgehens für das Outsourcing technologieintensiver Dienstleistungen zu definieren. Daher waren wir hoch erfreut als wir von der Universität Hamburg und dem DIN e.V. auf eine Mitarbeit an der DIN SPEC 1041 angesprochen wurden. Die Spezifikation steht ab sofort kostenfrei hier zum Download zur Verfügung.

FKS ist davon überzeugt, dass durch diese DIN SPEC Outsourcing-Projekte im KMU-Umfeld auf eine solide und vor allem unabhängige Basis gestellt werden können. Interessenten erhalten mit dieser DIN SPEC regelrecht einen Fahrplan zum Erfolg ihrer eigenen Outsourcing-Überlegungen.“

Was steckt dahinter?

Die DIN SPEC 1041 wurde aus Sicht von KMUs verfasst und beleuchtet neutral die einzelnen Schritte, die sich für Unternehmen bei Outsourcing-Projekten empfehlen. Als Outsourcing-Szenario hat das Standardisierungsgremium einen typischen Fall gewählt: Ein Unternehmen möchte Prozesse, die es bislang intern ausgeführt hat, zukünftig an einen externen Dienstleister auslagern. In einem Phasenmodell stellt die Spezifikation in vier Schritten dar, wie KMUs hierbei vorgehen können.

Zu dem Modell gehören zunächst die Prozessanalyse und das Redesign. Hierbei sollte ein Unternehmen allgemeine Rahmenbedingungen für das Outsourcing-Projekt festlegen, die aktuelle Situation der bisher intern erbrachten Leistungen analysieren, um dann zu definieren, welche Bereiche auf Basis welcher Bedingungen ausgelagert werden können. Als zweiten Schritt stellt die Spezifikation den Entwurf der Organisation der Outsourcing-Beziehung dar. Dazu gehören die Risikoanalyse, die Definition sämtlicher Rahmenbedingungen für mögliche Probleme, zu fordernde Leistungen, Leistungsvergütung, die Einbindung gesetzlicher Vorgaben und schließlich die Erstellung eines Service Level Agreements. Daraufhin folgen Empfehlungen zur Service Provider-Auswahl inklusive der Ausschreibung und Vertragsgestaltung. Als letzten Schritt gibt die Spezifikation Ratschläge zur Servicemigration und zum erfolgreichen Regelbetrieb. Durch den generischen Aufbau lässt sich die Spezifikation für individuelle Projekte anwenden.

Prof. Dr. Markus Nüttgens von der Universität Hamburg kommentiert: „Aus der Praxis ist bekannt, dass die Mehrzahl der Outsourcingprojekte keinen ausreichenden Reifegrad haben und daher auch die in sie gesetzten Erwartungen nicht erfüllen. Dies ist auch der Grund dafür, dass viele dieser Vorhaben scheitern. Zwar existieren viele Standards und Rahmenwerke zum IT-Management, Leitlinien für die höchst kritische Anbahnungs- und Transitionsphase sucht man jedoch vergeblich. Diese Lücke wollen wir mit der DIN SPEC 1041 schließen: Wir geben Leitlinien für Unternehmen, die outsourcen wollen, um den Reifegrad solcher Projekte zu erhöhen und den Erfolg zu sichern. Ziel ist es, von einer handwerklichen ad hoc-Vorgehensweise zu einem standardisierten Verfahren überzuleiten, welches sowohl den Outsourcing-Geber als auch -Nehmer in einer Wertschöpfungspartnerschaft verbindet. Insbesondere KMUs profitieren davon, da sie sich keinen eigenen Beraterstab leisten können. Unser Kompetenzzentrum „IT-Governance, Risk & Compliance“ – kurz GRC LivingLab – an der Universität Hamburg steht hierfür als Ansprechpartner mit einem umfangreichen Dienstleistungsangebot bereit.“

Jan Bräuer, Mitglied im Standardisierungsgremium von der Friedrich Karl Schroeder GmbH & Co. KG ergänzt dazu: „Wir sehen gerade im Bereich der kleinen und mittleren Unternehmen ein immenses Potential zum Outsourcing technologieorientierter Dienstleistungen. Angesichts der Komplexität dieses Themas in der Praxis bleibt ein grosser Teil des Potentials im Augenblick jedoch ungenutzt. Die volle Nutzbarmachung der wirtschaftlichen Vorteile für unsere Kunden durch das Outsourcing technologieorientierter Dienstleistungen im mittelständischen Bereich liegt uns sehr am Herzen. Unsere Kunden kennen uns als verlässlichen, fairen und an langfristigen Beziehungen interessierten Partner, gerade auch im Bereich der technologieorientierten Dienstleistungen. Die DIN SPEC 1041 wird allen Interessenten, denen das Thema Outsourcing bisher zu komplex war, wertvolle Orientierung und die Sicherheit einer unabhängigen Standardisierung geben.“

Prof. Dr. Markus Nüttgens und Dr. Nick Gehrke von der Universität Hamburg haben als Hauptinitiatoren der DIN SPEC 1041 mit Vertretern aus Industrie und Wissenschaft zusammengearbeitet. Neben Friedrich Karl Schroeder GmbH & Co. KG gehören zu den Mitgliedern des Standardisierungsgremiums Alamo Learning Systems, Bell Management Consultants, Comdirect Bank, HDP Management Consulting, die Hochschule Aalen, IBM Deutschland, pliXos, Pricewaterhouse Coopers, ZENK Rechtsanwälte sowie die GOD Gesellschaft für Organisation und Datenverarbeitung.

Mehr Informationen zur DIN SPEC 1041 befinden sich unter http://www.dinspec1041.de.

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